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ネクスト活用事例紹介
ワークフローとの連携した作業管理アプリケーション
2008年2月
text by 山田晃生（技術統括部 マネージャ）
今月からリンコム通信の新しいコーナーとしてネクスト活用事例紹介がはじまります。
今までリンコム社が行ってきたカスタマイズなどで、ユーザの皆様がどう活用しているかを随時ご紹介いたします。
第1回目の今回は、製造業であるＭ社様が実施しました作業管理アプリケーションの構築とワークフローとの連携です。
１．ワークフローを導入するにあたり
Ｍ社様では、新たにネクストワークフローを導入する際、どの申請書から始めるかを悩んでおられました。
今まで紙申請を行っていた会社にとって、システムワークフローを導入し社員に浸透させるためにはどうすればよいか？
悩んだＭ社様は、まず手始めに情報システム部が管理している申請書から導入を決定します。
いくつかある中で選ばれたのは作業依頼申請書（例えば、新入社員のシステム登録やPCの設置作業、ソフトのインストール作業など）でした。
２．作業を記録する必要から作業管理へ
作業依頼申請書を行うには１つの障壁がありました。
それは『依頼された作業は内容記録し、最終的に依頼者の確認が必要』という要件です。
ネクストワークフローは最終承認者が決裁を行うと申請業務が完了します。
しかし作業内容の記録や依頼者の確認は決裁後の処理になるため、ワークフローのカスタマイズが必要となります。
ここでカスタマイズ方式を色々検討したのですが、
ワークフローの根幹（ここでは承認ルートなど）に手を加えるよりも、依頼作業を管理するアプリケーションを構築し、申請書とリンクしたほうがよいのでは？
という結論になり、作業管理アプリケーションの構築に入ります。
３．作業管理アプリケーションとは
まず、作業管理アプリケーションは以下の人物が登場します。
依頼者：ワークフローで作業依頼申請書を記述し、情報システム部へ作業の依頼をする人
情報システム部長：作業依頼申請書を決裁し、担当者の割り当てを行う
担当者：割り当てられた作業を行い、進捗の報告、依頼者への報告を行う
他にも、申請者上長や管理者などもでてきますが、割愛させていただきます。
これらの登場人物がどのような流れで作業依頼〜担当者決定〜作業報告していくのかは、下記の図を参照してください。
４．カスタマイズのポイント
このアプリケーションを作るにあたっての修正ポイントです。
・ワークフロー
基本的にこの要件を満たすためにワークフローソースに対する修正は行っていません。
・作業管理アプリケーション
ネクストアプリケーションとして構築しています。
４画面２テーブルの構成で、概略図の機能の他に条件検索、メール送信、作業内容詳細のマスタ化などを実装。
※作業内容詳細とは依頼作業に対して担当者が実施する手順をマスタ化し、進捗の基準としています
・ワークフローと作業管理の連携
ワークフロー外部CALLファイル機能のうち決裁処理連携を利用し、決裁時に申請書データを作業管理用テーブルへ送り込む。
このようなかたちで既存ソースにあまり影響を与えずにカスタマイズを行っています。
５．最後に
今回のカスタマイズは、申請書の決裁というものが仕事開始の合図と考え、業務管理と連携させることにより効率化を図っています。
こういった業務は情報システム部だけでなく、本社系の部門ならばどこでもありえるものです。
Ｍ社様も他の部門（経理や人事など）にも展開していく方針となっています。
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