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企業間ウェア:リンコム ネクストの導入事例:甲府市役所 様

導入事例紹介

甲府市役所

インフラとして空気のように身近にある
リンコム ネクスト

ユーザー名
甲府市役所
甲府市概要
山梨県の県庁所在地 人口194,806人(2005年2月末)
利用ユーザー数
約2000名

サーバ構成(OS、WEBサーバ、WEBアプリケーションサーバ、データベース)

1.WEBアプリケーションサーバー(×2台)
(CPU:Xeon2.4GHz × 2、メモリ:2GB)
Windows2003 Server
IIS
ColdFusion MX6.1
リンコムネクスト2.5

2.データベースサーバー(×2台)
(CPU:XeonMP2.0GHz × 4、メモリ:4GB)
Windows2003 Server
SQL Server 2000

アプリケーション情報

【利用しているアプリケーション】
掲示板、施設予約、ファイルライブラリ

【利用製品】
リンコム ネクスト2.5

導入事例

山梨県の中核都市甲府市は2004年に庁内グループウェアとしてリンコム ネクストを導入されました。すでに職員の皆様には当たり前の存在として身近にあるリンコム ネクスト、いまでは2000名の職員に使われています。今回は導入の陣頭指揮に当たられました甲府市 総務部 情報管理課 情報化推進係 係長の土屋光秋様に導入の経緯についてお話をお伺いしました。

甲府盆地から富士を望む

<甲府盆地から富士を望む>

PC/LANの導入期

本格的にLANの施設からグループウェアの初期導入を開始したのは約5年前のことでした。それまでは旧型のワープロ機器が各部署に配置されフロッピーディスクの束を持った職員が行き交っていました。あまりにも普及しすぎたワープロの弊害があだになりPCの普及は遅れた感がある甲府市役所でしたがLANへの取り組みは迅速でした。

土屋様が中心になり全職員へのPCの導入とともに積極的に各部長クラスに働きかけ、トップ自らPCを使わざるを得ない状況を作りました。いろいろ戦略的な思考を働かせたそうです。市議会の答弁書の作成プロセスをPCとLANで行うようにしたのです。部長クラスの仕事としては最重要事項の一つである答弁作成、これにはさすがの各部の部長さんも不慣れながらもなんとかPCを使いこなすようになったそうです。

上司自らがPCに取り組んでいる姿を見て多くの職員もPCにさわり始めました。しかし中にはどうしてもついてこられない年配の職員もいたそうです。そのような方には個別に時間を割いて懇切丁寧に指導するとともに、いかに仕事が楽になるか、また、職員が自ら取り組む喜びや達成感をいかに持ってもらうかいろいろ工夫したそうです。このあたりの土屋様の話は、一般の企業でIT化を促進する上でも非常に参考になります。

さて、そのころ導入したのがグループウェアのサイボウズOfficeでした。まだまだユーザーが少数であったのと簡単・安価であったことが理由でした。主に、掲示板や施設予約を主に使い始めたそうです。機能的に不足している部分があることは承知していましたし、将来にわたって使い続けるものではないと考えていました。

ですから、導入当初の職員研修において、まずは使ってもらうためにシンプルで簡単ないわばグループウェアの「初級版」ですと説明し、本格運用の折にはユーザーからの要望を取り入れたものにステップアップしていくこともお話しました。今回のシステム導入までの間、様々なニーズやウォンツを蓄積してきました。

リンコム ネクスト導入に至る経緯

このようにPC化が進んだ甲府市役所でしたが、利用者が増えるにつれ、またシステムの重要度が増すにつれグループウェアに対する要求が増えてきました。サイボウズはカスタマイズができず、メーカーのペースでバージョンアップが進んでいくので市役所の情報ベースとなるグループウェアとしては物足りなくなってきました。

そんな時、文書管理システムやグループウェアを含めた総合文書管理システムの導入計画が策定され、テプコシステムズの提案の中にリンコム ネクストがありました。

なんといってもソースが公開されていてカスタマイズ性がきわめて高いため、メーカーに引きずられずに独自のペースでアプリケーションが開発できる柔軟性が魅力だったと土屋様はおっしゃっています。

リンコム ネクストの利用

リンコム ネクストはまず総合文書管理システムのポータルとして機能しています。日本ユニシスの文書管理システムや、蝶理情報システムのメールシステムCatchMe@Mailにはシングルサインオンでシームレスにリンコム ネクストからアクセスできます。

また、グループウェアとしては、掲示板、ファイルライブラリ、施設予約が主に使われています。日本ユニシスの文書管理システムは情報公開法に基づく外部への正式情報の承認と管理に利用されています。一方、リンコム ネクストのファイルライブラリは正式文書になる前の非公式データなどが格納されています。

また多くの雛形文書がファイルライブラリに格納されており日々の職員の仕事を支えるベースとなっています。

「リンコム ネクストの評判はいかがですか?」という問いかけには「すでに空気のような存在になっているので、良いとか悪いとかという評判はない。」とのことでした。そこまでインフラとして職員に溶け込んでいるリンコム ネクスト、メーカーとしてうれしい限りです。

甲府市役所でのリンコムネクスト利用方法

<甲府市役所でのリンコム ネクスト利用方法>

自治体の要求するグループウェア

現在は、山梨県市町村総合事務組合 電子自治体推進室 室長という肩書きも併せ持つ土屋様には、今後の行政で欲しいグループウェアや情報系システムについてもお話をお伺いしました。

今後、重要性が高まるのは災害対策時の市町村からの情報発信になるそうです。しかし、いつ起こるかわからない災害時に一秒でも早く住民にホームページから災害対策情報を発信したい時、災害時のための特別システムでは対処が難しいだろうとおっしゃっています。というのは日ごろ使っていないシステムだからです。いつも使い慣れたグループウェアなどのサブシステムとしてこのような機能があればいざというときも同じインターフェースで対処できるので実用的ではないか、ということでした。

災害時を中心に例示しましたが、住民と行政のコラボレーションを高めるためCRM機能を重視し、従来バラバラに構築されたシステムを統合し、PC・PI(パブリックコメント、パブリックインボルメント)の基盤としての役割が求められてくると考えていらっしゃいます。

また、今後は住民を中心に据えたCRM機能を軸に、優れたアプリケーションが実際に利用されるようになることになれば、将来的な コールセンターの基となる情報が蓄積され、住民に必要な情報が必要なときに提供できるとともに、行政内部のBPRにも貢献するだろうとのことでした。

まとめ

甲府市役所だけでなく、山梨県の電子自治体推進役として重責を担う土屋様には、『ICT化の本質はシステムではなくユーザーの利益を最大化するための姿勢が重要であり、成功の鍵は、ユーザーを巻き込み、どのような姿勢で取り組んでもらうかにかかっている』という人本位の基本を改めて教えられた気がした取材でした。

どうもありがとうございました。


取材協力

甲府市役所 総務部 情報管理課 情報化推進係 係長 土屋光秋様

【リンコム ネクスト採用のポイント】
【システム構成図】
システム構成図

【導入支援企業情報】
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社名

所在地

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担当部署

担当者

株式会社テプコシステムズ

東京都江東区永代2-37-28 澁澤シティプレイス

http://www.tepsys.co.jp

営業本部 公共営業グループ

軽部隆 様

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