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企業間ウェア:リンコム ネクストの導入事例:株式会社EMIミュージック・ジャパン様

導入事例紹介

株式会社EMIミュージック・ジャパン

大量の情報を効率よく整理する掲示板は?

ユーザー名
株式会社EMIミュージック・ジャパン
事業内容
音楽ソフト、映像ソフト、コンピュータ・ソフトの制作、製造、販売
利用ユーザー数
約600名

サーバ構成(OS、WEBサーバ、WEBアプリケーションサーバ、データベース)

1.WEBアプリケーションサーバー
■HP Proliant ML370 G3
■CPU:3.06GHz × 2
■メモリ:4096MB
■HDD:36.4GB × 2/72GB × 4(RAID 1+0)
■Windows2003 Server
■IIS
■ColdFusion MX6.1
■リンコム ネクスト2.6

2.データベースサーバー
■HP Proliant ML370 G3
■CPU:3.06GHz × 2
■メモリ:4096MB
■HDD: 72GB × 6(RAID 1+0)
■Windows2003 Server
■SQL Server 2000

アプリケーション情報

【利用しているアプリケーション】
掲示板・ファイルライブラリ

【利用製品】
リンコムネクスト2.6

導入事例

本事例紹介では、株式会社EMIミュージック・ジャパン様による掲示板の効果的な活用方法について、情報システム部の担当者様にお話を伺いました。

システム導入までの背景

EMIミュージック・ジャパン様でそれまで利用されていたOSのサポート切れを期に、2004年12月、それまで利用していた掲示板システムの一新を決定されました。

導入の要件

まずシステム要件として、Microsoft Windows2003およびMicrosoft SQLServer2000(※)の環境下で動作することが大前提となりました。また、社内のセキュリティポリシーを満たすためActive Directoryを利用したシングルサインオンの仕組みが実装できる必要があります。

また、自社構築のシステムではなくパッケージアプリケーションを選択することにより、時代の流れに見合いメンテナンスコストがかからないシステムであることを望まれました。

カスタマイズ性

選定ポイントとしてまず挙げられましたのが、カスタマイズが可能であることです。 既存のシステムに比べ現行機能が不足する事は避けなければなりません。そのためにはパッケージアプリケーションとしての長所を生かしつつ、既存システムの機能を搭載したシステムにする必要がありました。

リンコム ネクストは、公開されたソースコードによる高いカスタマイズ性能を持っています。標準で持っている機能を生かしつつ、既存システムの機能を付け加えることにより、よりいっそう満足度の高いシステムとして構築することが可能となりました。

情報の管理

次の選定ポイントとして、大量の情報を効率よく整理できることが挙げられます。

[読み手による重要度の判断]

大量の情報を効率よく整理可能とする具体的な機能として、書き手ではなく読み手が重要度を判断し、重要な情報を再活用できる仕組みが挙げられます。読み手にとって重要な情報は何度か目を通す必要があります。しかしその度に内容を探していたのでは効率が悪いです。

これには、リンコム ネクストの持つ『マイメッセージ』機能を利用しています。『マイメッセージ』機能とは掲示板の内容をボタンひとつで自分専用ブックマークに登録する機能です。この機能を利用し、読み手が重要視した情報に対し『しるし』をつけていくイメージで情報の整理を行っています。

[掲示期間の設定]

掲示板に記載する情報には、すぐに公開してもよい情報と、社内報のように解禁日を設けて公開する情報があります。掲示板内容に公開日を設定することにより、予め作成しておいた内容を事前に登録し、解禁日に自動的に公開することが必要です。

また、大量の情報を管理するにあたって、古い情報がいつまでもアクティブな状態になっている事は致命的です。そこで、古くなり不要となった情報はどんどん表示されなくなるような終了日の設定が出来る事も必要となります。

リンコム ネクストでは、『何時から何時まで』といった掲示期間の設定が可能なため、公開日や終了日に都度登録や削除するのではなく、事前の登録で自動的に反映することが出来ます。

また、表示開始の設定を活用し、情報を発信したいタイミングに表示されるよう先行登録が可能となっています。例えば○月○日に公示される社内報などを発信する場合、表示開始に公示日を設定しておけば、その日に情報が公開されるようになります。

[掲示内容検索]

EMIミュージック・ジャパン様の取り扱う情報は、アーティスト名やアルバム名など、特定のキーワードに準じたものが多くなります。それらのキーワードを含んだ掲示内容をすべて検索できる必要がありました。

リンコム ネクストでは掲示内容に関する『検索』機能を標準で搭載しているため、かんたんに必要な情報を捜すことが出来ます。さらに英数字の全角半角を意識しないで検索できることも重要なポイントとなっています。

これらのポイントを踏まえたうえで、さらに下記のようなカスタマイズを行っています。

[上長承認機能の追加]

追加機能として挙がったものに、掲示板の上長承認機能があります。東芝EMI様では情報交換を目的とした掲示板であったので、厳密な承認ワークフローではなく、公開前に上長がチェックを行う仕組みが必要でした。

既存システムではこういった機能を持っていたため、カスタマイズを行い実装するに至ったわけですが、この場合もリンコム ネクスト深部の修正ではなく、元々ある機能を生かした簡易的なカスタマイズを行いました。

具体的にはリンコム ネクストにある『すぐに公開する』オプションを非表示にし、担当者は『下書き保存』と『公開日の設定(デフォルトは2週間後)』の中からどちらかを選ぶようになっています。

上長はその内容を確認することにより、全社への公開が行われるようになっています。 緊急時などで上長が不在の場合でも、公開日時の設定により対応が可能なように運用も工夫しています。

[新着情報既読化]

リンコム ネクストでは『新着情報』という機能があります。

これは掲示板などで公開された情報を優先的にトップ画面へ表示する機能です。新着情報の標準機能としては、掲示内容を読む/読まないに関わらず一定期間中表示されるようになっています。

EMIミュージック・ジャパン様では大量の情報の中から業務上不要と判断したものは、『新着情報』の掲示タイトルの一覧から、手動で表示されないようにする機能を追加しました。これにより、新着情報の管理は読み手自身が内容を確認することなく行うこととなりました。

まとめ

このような経緯で2005年3月に稼動したリンコム ネクストは、従来の機能を生かしつつ、足りないものを補って構築した掲示板システムとして社員の方々の情報活用基盤として非常に充実していきます。

実に毎日数十件という情報が掲示板へ記載され、各々必要な情報をより分け、業務に活用している姿は、ナレッジ活用といった面での非常に有効なモデルといえるでしょう。

今回の取材で驚いたのは、掲示板というシステムを通じて情報管理に対する強いこだわりが込められていることです。

掲示板といえばグループウェアには必ずといっていいほど搭載されている機能で、リンコム ネクストを導入されている他のユーザ様でも利用頻度の高いアプリケーションです。

それだけに細かなリクエストがあり、それに対し柔軟に対応できるリンコム ネクストが掲示板を活性化させていると言えるでしょう。


【株式会社EMIミュージック・ジャパン 企業情報】

社名

所在地

設立

資本金

株式会社EMIミュージック・ジャパン

東京都港区赤坂5-3-1 赤坂Bizタワー27F

1960年10月1日

1,667百万円(2005年8月現在)

【導入支援企業情報】

社名

所在地

ホームページ

担当部署

東芝情報システムプロダクツ株式会社

神奈川県川崎市川崎区日進町1-53(興和川崎東口ビル)

http://www.tjpro.co.jp

プロキュアメント・ソリューション事業部

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