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企業間ウェア:リンコム ネクストの導入事例:アイテック阪急阪神株式会社 様

導入事例

アイテック阪急阪神株式会社

自社利用歴8年、使う側から提案する側へ

ユーザー名
アイテック阪急阪神株式会社
事業内容
ITソリューション事業
利用ユーザー数
約900名

サーバ構成(OS、WEBサーバ、WEBアプリケーションサーバ、データベース)

【Webサーバー ×2】 CPU:XQ/L 2.33GHz
RAM:4GB
HDD:73.2GB ×3
OS:Windows 2003 Server
ColdFusion 8
リンコム ネクスト3.0
KnowledgeStage営業日報 1.3

【DBサーバー ×1】 CPU:XQ/L 2.33GHz
RAM:8GB
HDD:146.5GB ×3
OS:Windows 2003 Server 64bit 版
Oracle 10g

アプリケーション情報

【利用しているアプリケーション】
スケジューラ、施設予約、掲示板、ファイルライブラリ、ToDo、 フォーラム、アドレス帳、連絡帳、カレンダー、ブックマーク

【利用製品】
リンコム ネクスト3.0

導入事例
はじめに

アイテック阪急阪神株式会社(以下 アイテック阪急阪神)様は、2007年10月にアイテック阪神株式会社と株式会社阪急ビジネスアソシエイトの情報事業部門とが統合し、新たに誕生した企業です。

大阪に本社を置き、システムの開発・販売・保守、アウトソーシング、ISP、WEBサービスなど、様々なITソリューション事業を展開しています。

2000年に『ELIAS-CF』(リンコム ネクストの前身)を自社導入し現在は「リンコム ネクストSIベンダーパートナー」として関西地区を始め全国のユーザーにリンコム ネクストを提案する立場でもあります。

自社導入、カスタマイズ、そして提案する側へ

1999年アイテック阪急阪神様は、ある顧客にグループウェアを提案していました。しかし、顧客からの要望はパッケージ製品のグループウェアでは実現できず、カスタマイズによる対応が必要であり、カスタマイズが可能で開発生産性の高い製品を探していました。それに該当するのはELIAS-CF以外にはないと判断し、顧客に提案しましたところ、その案件を受注するに至りました。これを機に自社でも導入し全社利用することを決定したのです。
ELIAS-CF導入以前は『Lotus Notes』や『サイボウズ』を利用している部署も一部存在したため、それらの利用者からの強い要望と必要な機能を徹底的に洗い出した結果、ELIAS-CFの「在席表」だけは機能強化の必要性を感じ、カスタマイズを行った上で運用を開始しました。
その後、利用年数を重ねるとともに、数回のバージョンアップや、「スケジューラのアクセス権制御」、受付案内システムとの連携といったカスタマイズを行い、現在は『リンコム ネクスト2.7』を『i-BOARD』と名付けて、社内イントラネットとして重要なシステムに成長させています。
そして、自社利用することによって得たノウハウを元に、リンコム ネクストをグループウェア、情報ポータル(EIP)、そして企業間ウェアとして、ユーザー要望に合わせて様々な形の提案を行っています。
8年に渡る自社での利用歴やカスタマイズの経験、そして顧客に提案する立場となったアイテック阪急阪神様が、リンコム ネクストに一番魅力を感じているのは、やはり柔軟なカスタマイズ性でした。ソースコードレベルでのカスタマイズや、リンコム  ネクスト上で動作する新たなアプリケーションの短期間での開発、そして他のシステムと柔軟な連携が可能な点などは、他のグループウェア製品とは一線を画していると認識されています。

カスタマイズ第1弾 “こだわり”の「在席表」

自社利用でのカスタマイズ第1弾は「在席表」です。リンコム ネクストの標準機能である「在席表」を機能強化し、従業員の在席状況や、外出時の行き先、帰社時刻を一目で確認できるようにしています。それ以外にも、内線番号や在席状態の更新日時も一覧で把握できるものとなっています(図1参照)。
在席表は、常に最新のものに更新されている必要があるため、少しの時間の離席でも、ユーザーが確実に状態を更新するように、簡単な入力で在席状態が変更できる仕様にもしています(図2参照)。
在席表の導入前は、別フロアの従業員に用件があった場合、電話をかけるのに内線表を見て、電話をかけ、(離席だった場合は)隣席の人にどこへ行き何時に戻って来るのかを確認して貰い、その従業員が席に戻ってきたら、(電話をかけた側が在席している、いないに関わらず)折り返しの電話を貰うという非常に煩わしいフローでしたが、導入後は在席表を見て、状況に応じ内線電話や携帯電話をかけるフローになり、業務効率の大幅向上を実現することが出来たのです。

これは、当時は大変であったが、仕様決めの段階でとことん“こだわった”結果であると、今では誰もが思っているとのことです。

こだわりの在席表一覧画面

図1 “こだわり”の「在席表」一覧画面

こだわりの在席表状態変更画面

図2 “こだわり”の「在席表」の状態変更画面

カスタマイズ第2弾 「スケジューラのアクセス権制御」

リンコム ネクストは、スケジューラや掲示板などの各機能を複数作成(複製)することができる「アプリケーションコピー機能」があり、それぞれに詳細なアクセス権を設定することが可能です。

例えば掲示板を3つ作成し、「役員専用掲示板」は「役員グループ」と「秘書Aさん」が、「経理部掲示板」は「役員グループ」と「経理グループ」が、「通知・通達」は「全従業員」というように、それぞれの掲示板にアクセスできるグループや個人を設定することができます。アクセス権も「閲覧・登録・編集・管理」と詳細に選択することができ、また掲示板は、登録するメッセージを表示するグループをアクセスできるグループの中から更に絞り込むことも可能です。

このように標準であっても、詳細に設定できるアクセス権ですが、アイテック阪急阪神様は、スケジューラに対して更に詳細なアクセス権を設定できるようにカスタマイズされました。それが「スケジューラのアクセス権制御」です。

通常、スケジューラは、アクセス権があるグループやユーザーであれば、その権限に合わせて互いのスケジュールを閲覧・登録すること可能です。しかし、全社で統一した1つの「スケジューラ」を利用している場合、役員の予定を一般の従業員が閲覧・登録、また社員だけに公開したい予定を派遣社員などの外部人材が閲覧・登録することが可能となります。

そこで、「閲覧・登録・編集・管理」という標準の権限に加え、「権限設定グループ・ユーザー」(アクション)、「権限取得グループ・ユーザー」(ターゲット)という新たな概念を持たせて、「代理登録」、「在席登録」、「閲覧権限」という新しいアクセス権を追加で設定できるようにカスタマイズされています(図3参照)。

スケジューラのアクセス権制御

図3 「スケジューラのアクセス権制御」設定画面

これにより役員グループは一般の従業員のスケジュールを閲覧・登録することが可能ですが、その逆は不可といった設定を行うことができ、「見せたい(見せるべき)」情報、「見せたくない(見せてはいけない)」情報をシステム的に制御し、人為的なミスを防ぎ、社内のセキュリティ向上に一役買うことができたとのことです。こちらも徹底的に仕様を検討した結果のカスタマイズであり、現在では自社利用に留まらず、各種グループウェア案件の提案に用いているそうです。

カスタマイズ第3弾 受付案内システムとの連携

前述の「在席表」は、総合受付に設置してあります「受付案内システム」とも連携しています(図4参照)。

来訪者が従業員の内線電話に直接コールすることができるため、受付対応者を設ける必要がなく、人件費の削減に大いに役立っています。その反面、人事異動時などのメンテナンスは、リンコム ネクストのユーザー情報を変更すればすぐに反映しますので、運用コストも抑えられています。

また、来訪者も従業員の在席状況を把握することができ、離席中ならば携帯電話に電話をかけるなど、円滑な対応が可能になると評判も上々とのことです。

本社受付の受付案内システム

図4  「在席表」と連携している本社受付の受付案内システム

その他の導入効果

導入後、「在席表」や「スケジューラのアクセス権制御」、受付案内システムとの連携以外にも多くの効果が表れているとのことです。

その一つに、アイテック阪急阪神株様ではホワイトボードを多用する文化があり、以前は相当数のホワイトボードが存在していたそうです。それを社長自らが社内の美観向上のため、ホワイトボードをなくすよう指示されました。
そして、ホワイトボードが担っていた在席状態、行き先案内、施設管理などは全てリンコム ネクストに移管され、今ではホワイトボードは殆ど存在しなくなり、社内は整然としたとのことです。

今後の活動について

アイテック阪急阪神様は、自社での8年間におよぶ利用経験を始め公共・民間、数十名~数千名規模、業界も製造、医療、金融、教育、物流、人材等の分野で幅広く提案・導入を行い、数多くのユーザーの課題をリンコム ネクストを用いて解決してきました。
そのためリンコム ネクストの良いところも悪いところも知り尽くしていますので、そのノウハウを生かし、ユーザーの立場に立ち、時にはカスタマイズ、時には他のシステムとの連携など柔軟かつフレキシビリティに富んだ提案活動や、顧客の業務に則った仕様での開発、レスポンスや安定性面での支援など、営業部門、開発部門、保守部門の三位一体で、ユーザー企業の情報共有システム導入における効果に貢献していきたいとのことです。


アイテック阪急阪神株式会社『i-BOARD』管理者の皆さま

管理者の皆さま

下園幸広様 安田忍様 藤本吉信様 西田信博様

~ 取材にご協力いただき、誠にありがとうございました ~


【導入企業情報】

社名

所在地

設立

資本金

社員数

ホームページ

アイテック阪急阪神株式会社

大阪府大阪市福島区海老江1丁目1番31号(本社)/ 東京都港区芝浦1丁目12番3号 ダヴィンチ芝浦(東京支社)

1987年7月1日

2億円(株主/阪神電気鉄道株式会社、三菱電機株式会社、阪急阪神ホールディングス)

650名(2008年4月現在)

http://itec.hankyu-hanshin.co.jp/

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