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企業間ウェア:リンコム ネクストの導入事例:ジャパンパイル株式会社 様

導入事例紹介

ジャパンパイル株式会社

グループ全体の経理業務を軽減!
旅費精算をワークフロー化

ユーザー名
ジャパンパイル株式会社
利用ユーザー数
約600名

アプリケーション情報

【利用しているアプリケーション】
スケジューラ、施設予約、掲示板、フォーラム、ファイルライブラリ、アドレス帳、データベース検索、ブックマーク、ワークフロー、CyberMail連携ツール

【利用製品】
リンコム ネクスト4.0/ワークフロー4.0

導入事例

ジャパンパイル株式会社(以下、ジャパンパイル)様は、基礎工事関連事業やコンクリートパイル製造施工業を行う関連会社の経営管理等を行っています。地震の多い日本においてビル群や橋、道路など多岐にわたる建築物の建設基盤を高い技術で支えています。

本事例紹介では、2009年にリンコム ネクストをベースにカスタマイズ開発を行った旅費精算システムを中心に、システム部の重光様と石山様にお話を伺いました。

導入の背景

2005年から2006年にかけて、株式会社ジオトップ、大同コンクリート工業株式会社、ヨーコン株式会社で経営統合と行うことになりました。経営統合以前は、3社がそれぞれ異なったグループウェアを利用していたため、社内システムの統合が問題となりました。

システム統合を行うに際し、ノーツを始め、国産グループウェアを複数検討しました。検討の結果、大規模ユーザーでの利用に耐えられるポテンシャルがあり、かつ費用対効果が見込めるグループウェアとして、ヨーコン株式会社で利用していたリンコム ネクストへのシステム統合を決定しました。また、ヨーコン株式会社では、2005年にリンコム ネクストを導入し、本来のグループウェア機能だけではなく、経理システムと連携したワークフローシステムを構築していました。そのため、管理・運用の両面でノウハウがあり、移行をスムーズに行えると考えました。

旅費精算アプリケーション

2009年に、旅費精算の経理処理を効率化することを目的に、旅費精算アプリケーションをジャパンパイル本社に導入することになりました。これは、リンコム ネクストの純正アプリケーションである、ネクストワークフローをベースにしたカスタマイズと、独自に開発した「旅費精算確認アプリ」を組み合わせることで実現しました。

● 旅費精算申請書

ネクストワークフローには、画面上で帳票を作成できる機能と、プログラミングで作成した帳票を利用する2つの作成方法があります。帳票をプログラミングで作成する方法では、CFMLとJavaScriptを利用することが出来ますので、作成する帳票にオリジナルの機能を追加しやすくなります。ジャパンパイル様では出張が多く、旅費精算で記入する項目が多くなることが予想されました。その為、旅費の合計値のみを申請書に記載し、各旅費の入力画面は別ウインドウでポップアップ入力する必要がありました。こういったご要望にお応えし、より使い勝手の良い帳票を作成する為、今回はプログラミングで帳票を作成する方法を選択しました。

旅費項目入力画面

図1: 旅費項目入力画面

プログラミングでの作成方法を採用した理由の1つは、経理システムと連携するため、建設管理システムという外部システムからマスターデータを読み込む必要があったことが挙げられます。建設管理システムや経理システムのマスターデータを読み込むためには、申請書のプログラミングが不可欠でした。

2つ目の理由としては、申請書を汎用的にしたいという希望がありました。これは、グループ会社でも共通の旅費精算システムを利用する可能性があったためです。グループ会社ごとに申請書を作成し、経理システムと連携させるには非常に開発工数がかかります。この開発工数を抑える施策として、各社ごとでのマスターデータと連携ができる作り込んだ申請書が不可欠でした。

● 入力画面で使い勝手を追求

入力フォームに、旅費精算を申請する上での注意事項を記載しています。特に運用面でユーザーの注意が必要な重要事項は、申請書内に赤字で記載しています。旅費精算を行う上での運用面の注意事項に関しては、申請書下部に詳細な案内を記載しました。この様に申請書に注意事項を埋め込むことで、ユーザーが注意事項を申請時に確認でき、旅費精算の手続きをスムーズに行うことが可能になりました。

旅費項目入力画面

図2: 旅費精算申請書


● <>旅費精算申請書と経理システムの連携

現場は建設現場であるため出張が多く、長期にわたる旅費精算が多くあります。これを従来のように紙で申請し、承認を得て、手動で経理システムにデータを取り込むことは非常に手間がかかりますし、チェックの面でも不安があります。これらの作業をワークフローを利用してシステム化し、経理システムに自動でデータをインポートできるようにしました。こうすることで、旅費精算に関する作業を大きく軽減し、内容のチェックをより正確に行うことができるようになりました。

今では親会社の社員、約600名が利用するシステムに成長し、2010年の実績として14,000件以上の申請書の利用がありました。申請件数は今後、更に増えていく見通しです。

旅費精算システムの具体的な流れとしては、社員が旅費精算を申請した後、承認フローを通します。全ての承認が下り決裁された後、申請書のデータを建設管理システムへ受け渡します。建設管理システムを通すことで、旅費精算のデータを工事原価に反映させることができ、手動業務を削減できます。また、建設管理システムに流した時点で、内容に不備が無いかの最終チェックを行っています。このチェックをクリアした旅費精算のデータは、経理システムにインポートされ、旅費精算が完了する仕組みになっています。

旅費精算システム構成図

図3: 旅費精算システム構成図

グループ企業への展開

リンコム ネクストは親会社のみで利用する予定でした。しかし、旅費精算を各グループ会社6社(2011年9月時点)に横展開し、共通で利用することで、グループ全体の経理業務を見直すことができると考えました。莫大な開発費用を掛けずにグループ会社も含めた運用を可能にした背景には、リンコム ネクストのカスタマイズ性とサーバライセンスという特長が不可欠でした。

グループ企業への展開

リンコム ネクストは親会社のみで利用する予定でした。しかし、旅費精算を各グループ会社6社(2011年9月時点)に横展開し、共通で利用することで、グループ全体の経理業務を見直すことができると考えました。莫大な開発費用を掛けずにグループ会社も含めた運用を可能にした背景には、リンコム ネクストのカスタマイズ性とサーバライセンスという特長が不可欠でした。

今後のシステムについて

具体的にはまだ検討段階ですが、社内システムのクラウド化は注目しています。システムを自社で構築している場合の、システム管理の負荷は非常に大きいです。この点を、社内で構築しているシステムをクラウドに移行することで解消できるのではないかと考えています。

ジャパンパイル株式会社

【導入企業情報】

社名

所在地

事業内容


創立

ホームページ

ジャパンパイル株式会社

東京都中央区日本橋浜町2-1-1 田辺浜町ビル

基礎工事関連事業およびそれに関連する事業、コンクリートパイル製造施工等を営む子会社の経営管理など

2005年4月1日

http://www.japanpile.co.jp/

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