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企業間ウェア:リンコム ネクストの導入事例:国立大学法人 東北大学 様

導入事例紹介

国立大学法人 東北大学

利用者1万人超の環境で効果的な情報伝達
とは?

ユーザー名
国立大学法人 東北大学
利用ユーザー数
約40,000名(アクティブユーザ数 10,000名)

アプリケーション情報

【利用しているアプリケーション】
スケジューラ、掲示板、施設予約、ファイルライブラリ、アドレス帳、連絡帳、フォーラム、データベース検索

【利用製品】
リンコム ネクスト4.0/ワークフロー3.3

導入事例

本事例紹介では、東北大学様によるリンコム ネクストの運用とそのカスタマイズについてご紹介いたします。

システムの導入まで

東北大学様では、これまで各学部で個別に運用していたグループウェアやポータルなどの情報基盤を集中統合化するプロジェクトを立ち上げました。
この情報基盤のグループウェアとしてリンコム ネクストが選出されました。

導入の要件

東北大学様の利用の特徴として、その規模の大きさがあげられます。
東北大学様は東北最大規模の最高学府であり、役員・教職員数約6,000名を筆頭に、非常勤職員や学生など、莫大な数のユーザがいます。
今回の情報基盤では役員・教職員・非常勤職員が対象となるため、利用者は約10,000名を想定することになりました。 また、組織などのグループは7,000あり、いずれにしてもリンコム ネクストの導入事例としては最大規模を誇ります。 このような環境でシステムを運用するにあたって東北大学様では以下の3点を重要項目にあげられています。

これらの点を念頭におき、リンコム ネクストの標準機能に加え、東北大学様独自の追加機能を加えました。

システム構成とレスポンス

10,000名での利用に耐えうるシステム構成として、リンコム ネクストサーバ6台とDBサーバ2台を利用しています。 また高いセキュリティを確保するため、リバースプロキシを介したサインオン、LDAPv3規定の採用、証明書の暗号化などを行っています。
こういった環境下でもレスポンスを確保するため、1,500多重負荷の試験を行い、最高負荷の状態でもログインレスポンス3秒以内の評価を得ています。

【性能評価資料(抜粋)】

性能評価資料(抜粋)
部局管理者

リンコム ネクストの管理者はシステム管理者、アプリケーション管理者と大きく2種類にわかれます。
東北大学様ではこれらに加え、部局管理者という部局(学部など)に限定してシステム管理者に近い権限を持つ管理者を設置しました。
これにより、ユーザの所属変更や新規グループの設置、新規アプリケーションの設置などの権限を部局管理者へ委譲しています。

【部局管理者の主な権限】

管理範囲
ユーザ管理
グループ管理
アプリケーション管理
自身がグループに所属する必要はなく、対象グループから下位のグループすべて
部局内の検索と所属の変更
部局内ならば自由に新規グループ作成が可能
部局内でのみ利用可能な新規アプリケーションの作成が可能
人事異動アプリ

東北大学では学部内の学科や研究室間の人事異動が頻繁に発生します。この所属変更をシステム管理者や部局管理者が行うのではなく、各学部に人事担当者を設置し専門的に行う運用としています。
そのため、この人事担当者の方が容易に操作できるように、操作性を重要視した「人事異動アプリ」という特殊アプリケーションを構築しました。
この「人事異動アプリ」では、『Adobe Flex』を活用した分かりやすいインターフェースで、ドラッグ&ドロップで人事の異動やグループ内の表示順設定などを行うことが出来ます。

【人事異動アプリ:主所属の変更】

人事異動アプリ:主所属の変更

【人事異動アプリ:表示順の変更】

人事異動アプリ:主所属の変更
プライベートグループ

スケジュールを登録したい、連絡帳でメッセージを送りたい、こういった操作で必要となるユーザ選択の場面で、10,000人の中からメンバーや相手先を探し出すのは非常に大きな労力となります。
そこでよく選択するユーザをまとめておき、選択時の操作を楽にするために「プライベートグループ」機能を実装しました。
これによりユーザ選択の労力が大きく改善しています。

【東北大学のユーザ選択画面 プライベートグループ】

東北大学のユーザ選択画面 プライベートグループ
部局タブ

東北大学様では、本部が提供する情報、部局が提供する情報をそれぞれ確実に伝えるため、情報をグループウェアのトップ画面に一極集中して表示するのではなく、タブ毎に「全学/所属部局/個人/兼務部局」と分けて表示するようにしています。
このような構成にすることで、前述の部局管理者が、ユーザの所属、利用するアプリケーションの権限、表示する項目に対し、責任持って管理を行うようになっています。

【部局タブ機能】

部局タブ機能
伝達フロー

通常の伝達事項は掲示板を使って行われますが、情報によっては本部が通達した内容を各学部で補足し、学部内の回覧として回すケースがあります。
この特殊な回覧機能を実現するために掲示板をベースにした「伝達フロー」というアプリケーションを構築しました。
「伝達フロー」では本部から学部への通達、学部での内容変更、学部での回覧先設定機能を実装し、よりピンポイントで利用者に情報が伝わる仕組みにしています。

ダイジェストメール

学内にいない非常勤の職員や出張中の教授のようにグループウェアにログインできない環境にいるユーザに対しても確実に情報を伝達するため、登録お知らせのメールを送信するのが一般的です。
しかし、従来のような登録のタイミングでメールを送ってはメール数が膨大になり、メールサーバへの負荷も高くなります。
そこで、送信するメールを1日1通のダイジェストメールに限定しています。
ダイジェストメールでは、利用者の1日分のスケジュールと掲示板の新着情報をまとめて送っているため、ログインできなくともメールが受信できれば大事な情報を見落さず確認することができます。

標準機能も活用

もちろん、今までご紹介したカスタマイズ機能だけでなく、掲示板、スケジューラ、ファイルライブラリ、アドレス帳、連絡帳、データベース検索など標準機能も活用し、作成されたアプリケーションは実に170に上ります。

今後の発展

このように本稼動して1年半が経過しましたが、まだ情報基盤として完成形ではありません。
これまでは全体的な運用方針を固めていましたが、今後は工学部や大学病院など、各学部独自の要望を取り込んで更なる情報基盤としての発展を計画しています。

ネクストへの採用

リンコムでは、東北大学様の利用方法に強い感銘を受け、以下の機能の一部をリンコム ネクスト5.0の仕様に正式採用しました。
(括弧内はネクスト5.0での機能名称)

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