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企業間ウェア:リンコム ネクストの導入事例:一般社団法人 電子情報技術産業協会 様

導入事例紹介

一般社団法人 電子情報技術産業協会

400社以上で利用する「企業間ウェア」
活用ノウハウ!

ユーザー企業名
一般社団法人 電子情報技術産業協会
利用ユーザー数
約10,000名

アプリケーション情報

【利用しているアプリケーション】
掲示板、フォーラム、ファイルライブラリ、ブックマーク、名簿管理アプリ、名簿マスタ管理アプリ、お知らせメール配信アプリ

【利用製品】
リンコム ネクスト4.0

導入事例

今回の事例では、2010年にリンコム ネクストを基盤として構築した「名簿管理システム」と、一般社団法人 電子情報技術産業協会(以下JEITA)様の所属委員会の運営と、会員を支援するための「委員会情報共有システム」を中心にご紹介します。

JEITA様は、電子機器、電子部品の健全な生産、貿易および消費の増進を図ることにより、電子情報技術産業の総合的な発展に資し、日本経済の発展と文化興隆に寄与することを目的とした業界団体です。JEITA様では、各分野のカテゴリごとに専門の「部会・委員会」が設けられており、加盟している会員企業の代表者が委員会に参加しています。

正会員数
所属委員会数
参加委員数

:  297、賛助会員数:約120 (2012.3.14現在)
:  約450
:  約10,000名

●用語説明

【会員/非会員】
会員とは、正会員、賛助会員として加盟している法人や団体組織を指します。また、非会員とは会員として加盟していないが、JEITAの活動を支援している法人、団体組織、教育機関などを指します。

【部会・委員会】
各分野別に組織されるグループ

【委員】
会員を代表してJEITAの委員会に参加している代表者

導入の背景

JEITA様では、委員会の活動や社外とのやり取りにWEBシステムを利用することを検討されていました。しかし、グループウェアやプロジェクト共有用のWEBシステムを委員会が個別に用意し、運用していました。また、それらのシステム管理も委員会に任せられていました。 また同時期に、会員の管理や各委員会の所属情報を管理する「名簿管理システム」を導入し、利用を開始していました。しかし、システム導入後、6年以上経過していたため、構築したベンダーの保守も終了しており、ハードウェアの老朽化も進んでいました。そのため、早急にシステムをリプレイスする必要がありました。
リンコムからは、委員会活動を支援する「委員会情報共有システム」と、その基盤となる「名簿管理システム」のリプレイスを提案させて頂き、検討の結果、「リンコム ネクスト」の導入を決定して頂きました。

【リンコムネクストが採用されたポイント】
名簿管理システム

まず、「委員会情報共有システム」を構築する上で基盤となる「名簿管理システム」を先行してリンコム ネクストへ移行しました。「名簿管理システム」は、JEITA様の職員が常時使用するシステムで、委員会に参加している『会員』や『委員』の情報を管理しています。
「名簿管理システム」では、委員会ごとに担当部署と担当者が決まっており、データの参照と編集を担当範囲でのみ変更できるようにしています。そのため、会員の情報管理のみを管理部門で行っています。その他にも数百もの委員会の管理を行う上で必要な「委員会に参加する委員名簿リスト」「会員会社に所属する委員名簿リスト」「発送用の宛名ラベル」などを印刷する機能を搭載しています。

「名簿管理システム」をリンコム ネクスト上に構築するにあたって、既存システムからのデータ移行や、機能の置換えに加えて、既存システムの仕様の見直しを行いました。特に画面設計では、実際の業務の流れに合わせて必要となる機能を、繰り返し納得するまでレビューを行いました。

「名簿管理システム」は、多くの職員が日々業務で利用するシステムである為、『大量のデータを扱う際の、検索や更新時のレスポンスを良く』『業務の利用用途に合わせた操作性にこだわる』という要望が強くありました。そのため、双方を満たすことが出来る技術としてAdobe Flexを利用したアプリケーション開発を行いました。
画面を一新ことで、システムリプレイスを行った当初はユーザーが慣れるまで違和感があったとのことですが、以前のシステムと比べてデータ検索のレスポンスは大きく改善し、業務用途に合わせて作成した画面も大変満足して頂いています。

お知らせメール配信機能

「委員会情報共有システム」を委員に公開するにあたって、システムを利用したい委員会を募り、それらの委員会から徐々に公開していく方法をとりました。そこで、システムの利用アカウントを委員に配布する方法として、「システム利用の案内文」「アカウント」「パスワード」をメール配信する『お知らせメール配信アプリ』を作成しました。
JEITA様の職員は、自分の担当委員会を選択し、所属する委員リストから、メール配信を行う委員を選択します。「システム利用の案内文」はテンプレートが用意されており、配信先の委員ごとに「アカウント」「パスワード」を発行し、案内メールを送信する仕組みです。
委員によっては複数の委員会を兼務していることもありますが、既にアカウント発行がされている場合は配信済みを確認できるため、重複して案内メールが送信されない仕組みになっています。また、メールの紛失による再発行メールの送信や、メール配信の日時の指定を行う機能を用意しています。これらの機能により、各職員に負荷をかけることなく、統一されたオペーレーションでアカウント配布を行うことができるようになりました。

お知らせメール配信アプリケーション画面

図1 お知らせメール配信アプリケーション画面

アカウントとパスワードの問い合わせ対応を自動化

2011年から「委員会情報共有システム」を公開したことで、新たに利用者からの問い合わせに対応する必要がありました。特に日々の問い合わせでも、利用者からアカウントやパスワード忘れの問い合わせが多く発生することが想定できました。利用者からの全ての問い合わせに対応する場合、専任の担当者を用意し、迅速に対応する仕組みが必要です。

そこで、オートマチックに問い合わせに対応できる仕組みとして、利用者がアカウントやパスワードを忘れた場合、ログイン画面に問い合わせ用のリンクを用意し、アカウントの再送信やワンタイムパスワードを自動でメール配信する仕組みを搭載しました。
この機能を実装したことにより、システム公開後も担当者の問い合わせ対応の負荷を必要以上に上げることなく、システム公開を行うことができました。

図2 アカウント・パスワードの問い合わせ画面

図2 アカウント・パスワードの問い合わせ画面

委員会専用ポータル

「委員会情報共有システム」では、JEITA様から委員へのお知らせ、全委員会共通のコンテンツを用意した『メインポータル』、委員会ごとに作成される『委員会専用ポータル』を用意しています。委員の中には複数の委員会に所属している場合があるため、複数の委員会の新着情報が混在しないよう、委員会専用ポータルごとに新着情報を確認できるようにしています。
また、通常ではアプリケーションの作成と、各ポータル画面の設定はシステム管理者で行いますが、JEITA様では数百もの委員会それぞれのアプリケーションとポータルが必要となります。そのため、各委員会の担当者が使用する「名簿管理システム」に、委員会で利用するアプリケーションやポータルの作成を行う機能を用意しました。アプリケーション作成では、アプリ名称設定とアクセス権設定を自動化し、委員会ポータルでは全ての委員会で統一されたレイアウト配置、指定した条件での新着情報が表示される仕様になっています。

図3 委員会専用ポータル イメージ画面

図3 委員会専用ポータル イメージ画面
(※画像の委員会名は実在しない名称を使用しております)

今後のシステムについて

「委員会情報共有システム」を多くの委員会、そして委員に活用してもらい、JEITAの委員会活動を支援するシステムとして今後も発展させていきたいと考えています。

システム構成図

システム構成図
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