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   連絡帳を使ってメール依存を脱却しよう (2009年6月)
カテゴリー:無し  登録者:リンコム営業   登録日時:2009/06/09 17:14  表示期限:無期限  

ネクスト活用事例紹介

連絡帳を使ってメール依存を脱却しよう

2009年06月

text by 山田晃生(技術サービス部 部長)



リンコム通信のこの連載も、もうすぐ1年半になろうとしています。
先日、ふと読み返してみて・・・なんだかカスタマイズの話ばかりだな・・・と感じたので、今月はアプリケーションの活用方法について書こうと思います。

そういったわけで今月は連絡帳の活用方法です。
ネクストの中で連絡帳は、自分から他のメンバーにメッセージを伝えるためのツールとして位置づけられています。
掲示板が多くの人に伝えるためのツールならば、連絡帳は一人ないし絞られた少人数へ伝えるためのツールです。
そのため、ユーザひとりひとりを指定したり、送った相手の未読既読が確認できるようになっています。

このようなメッセージ機能は電子メールを利用するのが一般的です。
ほぼ100%近い企業が利用しており、ほぼ全員がメールアドレスを持っている便利なツールがある中で連絡帳を利用するメリットとはなんでしょうか?

1.機能的な便利さ
電子メールは相手に読まれたかどうかが分からない・・・こういった話をよく伺います。
電子メールは相手に一方的に送りつけるだけで、読んだかどうかは読み手による返事を待つしかありません。電話したら「まだ読んでいませんでした」という返事を受けた方は多いでしょう。
開封確認の機能もありますが、この機能を嫌ったり、あえて出さない人も多いため、有効に活用できるか?疑問があります。
ネクストの連絡帳ならば、送信メッセージとともに相手の既読/未読が自動的に一覧表示されるため、見やすく、読み手に負担を与えないようになっています。
相手が読んでいるかどうか分かれば、次のアクションがとりやすい局面も多いでしょう。
連絡帳を活用されているユーザの皆さんが1番喜んでいてくれる機能ですね。
メッセージ詳細と既読未読一覧
メッセージ詳細と既読未読一覧



2.高いセキュリティ
電子メールの便利さはなんと言っても、社外の顧客と繋がっているところにあります。
アドレス帳から相手を選べば、送信ボタン一つでメッセージを送ることが可能です。
しかし、現状の運用問題として、本来社外秘の情報も含めて電子メールで運用している・・・ボタン一つで社外に送信が可能になってしまっています。
これが電子メールのセキュリティ上の脆さです。
しかも1回送ってしまえば取り返しがききません、削除してくださいとお願いするしかないのが現状です。
そこで、社内のみに留めておきたい情報は電子メールではなく連絡帳を使って送信すれば情報の流出を防ぐことができます。
もちろん、カット&ペーストやスクリーンショットなど抜け道はいくつかありますが、少なくともボタン一つの誤操作で流出する危険性は回避できるでしょう。


3.文書の一元性
電子メールの添付ファイル機能は便利です。ちょっとしたファイルを添付して送れば簡単に相手と文書共有できます
しかし、その機能は添付したファイルのコピー品を送信先にばら撒く・・・という機能でもあります。
添付された文書は基本的に受け取り手の管理に委ねられます・・・その文書をどう扱おうと相手次第なわけです。
1回だけの文書ならそれでもいいですが、版を重ねるような文書をメール添付にすると手元のものとズレが生じる可能性があります。
添付ファイルをやり取りしてたら、何が最新版かわからなくなった・・・って経験ありませんか?
連絡帳を利用すれば、添付文書のオリジナルは常にサーバに保管されています。なので無くしたり、壊したり、分からなくなった場合はサーバのオリジナルをダウンロードすればよいのです。


4.ネットワークの負荷をさげる
若干3の内容と被りますが、添付ファイルを送るのはファイルのコピー品をばら撒くことです。
例えば5MBのファイルを100人に送ろうとすれば、500MBの負荷が一気にかかります。
最近はネットワーク速度があがってきたので気にならない事も多いですが、やはり負荷は少ないに越したことはないでしょう。
連絡帳の利用により、100人がファイルをダウンロードすれば同じように日500MBの負荷はかかります・・・しかし、100人がまったく同時にダウンロードするとは考えにくいので、その負荷は分散することになります。

電子メールが普及して約15年ぐらいでしょうか?もやは無くてはならないビジネスツールですが、その便利さに頼って何もかもメールを使っていませんか?
携帯でメールを打っている若い人をメール依存症と言ってますが、ビジネスの世界もメール依存症になってるのではないでしょうか?
今回ざっとあげてみただけで、メールから連絡帳に切り替えることで大きなメリットがあります。
多少、荒療治になるかもしれませんが、思い切ってメール依存症を脱却してみてはいかがでしょうか?



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