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Gmail連携ツール「アドレス帳連携」機能 紹介

カテゴリー:ネクスト活用事例紹介  登録者:リンコムマーケティング部   登録日時:2012/4/5 16:30  表示期限:無期限  

Gmail連携ツール「アドレス帳連携」機能紹介

text by 長内 章(営業部)

今回は、リンコム ネクストとGmail (Google Apps for Business)を連携する『Gmail連携ツール』の一機能である「アドレス帳連携」を紹介します。
(Gmailではアドレス帳でなく、「連絡先」と呼びますが、ここでは便宜上、「アドレス帳」と表記します。)

リンコム ネクストの「アドレス帳」は、大まかに次の3つに分けることができます。

  • 社員アドレス帳・・・リンコム ネクストに登録されているユーザーのアドレス帳になっています。「社員名簿」としてご利用いただいているお客様もいらっしゃいます。
  • 共有アドレス帳・・・共有アドレス帳にアクセス権のあるユーザー同士で共有することができるアドレス帳です。お客様や取引企業の担当者などの連絡先の共有に便利です。
  • 個人アドレス帳・・・その名のとおり、ユーザー本人しか使用できないアドレス帳です。
そして、リンコム ネクストのアドレス帳では、アドレス帳自体をいくつも作成することができ、それぞれに個人、グループ単位で細かなアクセス権を設定することが可能です。そのため、大半のお客様はニーズに合わせて分類された多くのアドレス帳を運用されています。

片やGmailのアドレス帳は1つです。
連絡先を分類するためのグループというものがあります。このグループは、自動的に文字コード順で並びかえられ、フラットに表示されます。
例えば「東京本社」、「大阪支社」、「名古屋営業所」でしたら、次の順で表示されます。

  • 大阪支社
  • 東京本社
  • 名古屋営業所
    •  
    •  
    •  
この2つのアドレス帳の連携をどのように実現するか。
ただ連携するだけでなく、Gmailのアドレス帳のメリットも出す必要があり、しかも複数のリンコム ネクストのアドレス帳に対して、Gmailは1つ・・・この連携は、開発者と営業担当者を大いに悩ませました。

紆余曲折あり、前述のリンコム  ネクストの社員/共有/個人アドレス帳の単位で、Gmailのアドレス帳にそのグループを自動で作成してその中に全てのアドレスを連携するという答えにたどりつきました。

なぜ、そうなったかと言いますと、前述のGmailのアドレス帳のメリットを活かしたいという考えに起因します。

一般的なグループウェアでは、例えば社員のアドレスを調べたいときは、下記のように組織のツリーを展開しながら対象となる社員が在籍する部署を探し、その中から対象の社員を探し出すという使われ方が多いと思います。

(例)東京本社→営業本部→営業部→営業課の「山田 太郎」(やまだ たろう)さん・・・というようにアドレスを探します。

ところが、Gmailのアドレス帳はメール作成画面のToやCcに直接キーワードを入力して、表示された候補の中から選択するというものです。

例えば、Toに「や」と入力した時点でインクリメンタルサーチが開始され、「山田」さんをはじめ「山本」さんや「山下」さん、「安田」さん、「矢野」さんといった具合に表示されます。
もう少し絞り込みたい場合は、「やまだ」と入力すれば「山田」さんが表示されます。
同姓の「山田」さんが多く在籍している場合は、「営業 山田」とか、「東京 山田」といったキーワードで絞り込むことができます。

このようなアドレスの検索ができるのは、アドレス帳連携では、リンコム ネクストのグループ情報や役職などもGmailのアドレス帳の追加項目に連携しているからです。

この仕様でお客様にご了承いただき納品しましたが、当初恐れていた「こんなアドレス帳は使えない!」といったクレームは一切なく、はじめ数日こそ操作方法に対するお問い合わせはあったものの、一週間も過ぎるころには、それも一切なくなりました。

お客様からのその話を聞いたとき、開発者と営業担当者はほっと胸を撫で下ろしましたが、当初から考えていた「数年前とは違い、今はとにかくキーワードを入力して検索するという文化が根づいているため、ユーザーはそれほど戸惑わずに使用できる」という想定が確信に変わった瞬間でもありました。

業務で使用するメールのアドレス帳は、組織構造のツリーが必須だとお考えの方がいらっしゃいましたら、一度、Gmailのアドレス帳をお試しいただくのはいかがでしょうか。



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