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ネクスト5.0フォーラムの狙いと活用

カテゴリー:ネクスト活用事例紹介  登録者:リンコムマーケティング部   登録日時:2012/7/10 16:30  表示期限:無期限  
ネクスト5.0フォーラムの狙いと活用
text by 山田 晃生(技術統括部)

こんにちは。
半年振りに登場させて頂きました技術統括部の山田です。

今回は、リンコム ネクストの活用事例紹介ということなのですが、顧客事例というよりもフォーラムにスポットを当てて、「リンコム ネクスト5.0」の機能とあわせてご紹介したいと思います。

「リンコム ネクスト5.0」がリリースされ、セキュリティやグループ管理者といった機能強化とは別に、最も機能を改修したアプリケーションがフォーラムです。
この機能強化の手法として、「お客様で実際に利用されている状況を更に便利にするには?」という観点で考えてみました。

1. レコメンド

個人的な考えも込みですが、情報系のシステムは業務に絶対的に必要なシステムではありません。正直、無くても仕事はできます。
ですから、仕事をしている皆様の横に控え、快適で効率的に仕事ができるよう常にサポートしていくようなシステムであるべきと考えています。

とある人の言葉を借りれば「利用回数が多く、滞留時間が短いほど良いグループウェアである。」 ということです。
そこでコンセプトとして、従来の情報通達手段を次の世代に向けて変えて行こうということを目標にしました。

その手段として、今までのように最新の新着情報のみを伝えるものではなく、「自分に関連する情報や過去のナレッジから適切な情報を提供できるシステムができないだろうか?」と考え、システムからユーザへレコメンド(お勧め)する仕組みを考え始めました。

レコメンドとは、元々はeコマース系からきた言葉で、皆さんがAmazonなどで「あなたへのお勧めはこの商品です」と趣味趣向を露わにしてくれるおせっかいなアレのことです。
レコメンドはおそらく2000年頃に始まり、Amazonを始め、DELLなどが積極的に導入していったと記憶しています。
そういった考え方がeコマース以外にも徐々に浸透し、Googleの「関連する検索キーワード」とかYahooニュースの「関連記事」なんかもその一種だと考えています。

本来のレコメンドはサイトへの滞留時間を増やすことが目的なのですが、この機能を利用することでグループウェアの「探す手間」を省けると考え、今回フォーラムに実装することにしました。
素案の段階では本当に沢山の「お勧め」が挙がったのですが、最終的には下記の4機能に絞りました。

     
  • 自分が登録したスレッド
  •  
  • 自分がメンバーに設定されているスレッド
  •  
  • 自分が登録したキーワードを含むスレッド
  •  
  • 自分がマイメッセージ(ブックマーク機能)に登録したスレッド

実験的に実装したという側面もありますが、自分が登録したスレッドにコメントがあると直ぐに分かるようになり、まずまずの使い勝手です。
評判が良ければ、他のアプリケーションにもどんどん採用していきたいです。

2. キーワード登録

とあるお客様のフォーラム活用で、「顧客からのクレームや改善要望などをフォーラムで報告、議論や改善策をナレッジとして残す。」といった試みをされていました。
フォーラムでは非常に活発な議論が展開され、その結果か、非常に価値の高いサービスを提供されています。

その活性化されているフォーラムに、鋭い意見を投げかける方がいらっしゃいました・・・社長です。
その社長様は常にフォーラムをチェックされ、意見を投げかけ、自ら最前線に立ってサービスの改善を試みているようで、我々としても、その社長様をサポートできないかと考えました。
その結果が、キーワード登録機能です。

直接、社長様にお話を伺った訳ではないのですが、お忙しい立場の方が膨大なフォーラム全てに目を通すのは非常に大変な作業であることは容易に想像できます。
例えば「重要」とか「トラブル」といったキーワードを登録しておき、その言葉を含むスレッドが優先的に表示されれば負担軽減になるのではないかと考え、折角なのでハイライト機能も加えて、レコメンドリストに加えました。

他のアプリケーションには重要度や優先度といった項目がありますが、ここでは自分の意思を元に引っ張ってくることに重点を置いています。
色々汎用的に使える機能ですので、皆様も是非活用してください。

3. メンバー機能

フォーラムを議事録回覧に利用しているケースがあります。
議事録を作成したらスレッドを立て、作成した議事録ファイルを添付し、他のメンバーが修正点などをフォーラムで指摘し、作成者は修正して再アップする・・・このような運用です。
確かに、メールでやり取りするよりも効率が良いので面白い活用方法だと思いますが、この利用方法で欲しくなった機能がメンバー機能です。

議事録回覧専用というわけではありませんが、フォーラムを広く公開する掲示板的な利用ではなく、特定メンバーでのディスカッションとして利用することを考えれば、メンバー機能が必須になることは明らかです。
特定メンバー内でのクローズドな使い方もあれば、全員に見て欲しいけど特に○○さんは見てね・・・といった使い方も「あり」だと思います。

この機能は汎用的に使えるので、議事録回覧用にメンバー一覧機能も加えて搭載しました。
これは、メンバー設定されている人のコメント回数および最終コメントを一覧で見ることができる機能で、議事録を見ていない(コメントしていない)人は丸分かりです。
会議への出席が多く、なかなか議事録まで目が回らない自分にとっては恐い機能でもありますが・・・

4. まとめ機能(クローズ機能)

色々変わった使い方も書きましたがフォーラムのメインの目的は、やはりオンラインミーティングとナレッジ化にあると思います。

ミーティングをフォーラムで行えば、先程のような議事録を書いて回覧するという二度手間をしなくて済む・・・という訳にはいきませんよね。
出席当事者はそれでも良いかもしれませんが、後から見る立場の人からすると、何十回もリプライを重ねて斜めに延びきったスレッドを頭から読んでいくのは見た目も悪く、苦痛以外の何ものでもありません。

結論からすれば、オンラインミーティングにも議事録は必要で、どうせならそのスレッドに議事録書いた方が便利です。

見た目も改善したかったので、まとめ機能を追加しみました。
まとめ機能を使うと、これまで斜めに伸びていたリプライが全て省略され、まとめ文だけが表示されます。もちろん経緯を確認したければ、今までのようにレスをすべて読むことも可能です。
また、クローズしたスレッドにはレスを付けることができなくなり、終わった議論に後で横からチャチャを入れられなくするこの機能は意外と便利だったりします。

これまで、「リンコム ネクスト5.0」で追加された新機能をご紹介しましたが如何でしたでしょうか?
この記事を読んで、「ウチでもフォーラムを活用していこう!」と考えて頂いた方、是非ご連絡ください。リンコムが全面的にサポートいたします。

また、リンコムでは「共創開発」をテーマに、お客様のご意見を取り入れた製品進化を今後も続けていきますので、忌憚のないご意見を頂ければ幸いです。



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