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   データの整理整頓(フォーラム編) (2008年7月)
カテゴリー:ネクスト活用事例紹介  登録者:リンコム営業   登録日時:2008/07/08 19:50  表示期限:無期限  

ネクスト活用事例紹介

データの整理整頓(フォーラム編)

2008年7月

text by 山田晃生(技術統括部 マネージャ)



リンコム ネクストも11年になり、初期の段階からご利用いただいているユーザー様のシステムには相応のデータが蓄積されています。
蓄積されたデータ自体は、会社の資産として非常に重要な意味を持ってきますが、それによりレスポンスの低下なども発生するのは避けられません。
システム内部のレスポンス低下ならばハードリプレースやDBチューニングにより速度を上げることはできますが、データの蓄積による検索効率の悪化や、クリック数の増加に関しては、システム側で改善することは非常に難しいです。
(もちろん、ユーザ操作性の向上により解決しようとリンコム ネクスト3.0より重点的に取り組んでおります)
そういった操作性能を向上させることにより、データを整理整頓し、作業効率を向上させている事例を今回はご紹介します。

1.データの整理整頓とは?
皆さんが整理整頓を行うにあたって何からはじめますか?
殆どの人は『いらないものを捨てる』から始めてるいると思います。
データの整理もまったく同じで、まずは不要データの削除から始めるのですが、共有サーバなどのデータを勝手に削除してよいのか判断に困ります。
特にWindowsの共有ファイルサーバなど、誰が置いたのかも分からないデータがゴロゴロありませんか?
リンコム ネクストを利用している場合、この悩みはある程度解決します。
殆どのデータには登録したユーザ名が刻印されているので、その方の責任(または業務を引き継いだ担当者)を持って判断すればよいだけです。ファイルライブラリも掲示板もスケジューラもすべてに当てはまります。

但し、この内容に当てはまらないアプリケーションがありました。
今回ご紹介するフォーラムアプリケーションです。

2.フォーラムの機能と活用方法
今回のお客様ではリンコム ネクストのフォーラムアプリケーション機能を非常に活用されています。
フォーラムアプリケーションは別名電子会議室とも呼ばれ、社員同士やチームミーティングなどのコミュニケーションをリンコム ネクスト上で実現できるアプリケーションです。
フォーラムは基本的に多人数での意見交換を行うことを想定したアプリケーションで、スレッド型で管理されています。
そのため、議事の流れや経緯がわかりやすく、内容もサーバ上に記録されるため、これを使えば議事録は不要です。
さらに、今回のお客様の場合、日本全国の拠点同士で会議が出来る環境が必要でした。メールで行っても『後から加わった人には事情が見えてこない』などの問題があったため、フォーラムがどんどん活性化していき、気がつけばフォーラムアプリケーションだけで十数個も作成されていました。

3.フォーラムデータは手がつけられない?
こんな便利なフォーラムですが、いざ整理しようとすると難しい点がありました。
掲示板やファイルライブラリならば明確な登録者がいるため、この登録者の判断で整理の対象にできるのですが、フォーラムはスレッドを立て、参加したかた全員で作り上げていったものです。
そのため、スレッド登録者1人の意見では決められず、チームで整理の対象とするかを判断しなくてはいけません。
そのため新しいスレッドが立ち・・・・と、最悪堂々巡りです。

どうも削除などは現実的ではないようです。ならばデータはそのままにしたとしても、探しやすい、見つけやすい機能を追加して作業効率をあげていく方針となりました。

4.現行以上の管理は個人にまかせる
さて、改善を行うにあたって、すでにフォーラムデータ自体はアプリケーションおよびカテゴリ単位で振り分けられています。
データを整理するならば、さらに新しいカテゴリや分類基準を作るべきなのですが・・・既存データを新基準に振り分ける作業を考えると膨大な作業量が発生します。
つまり管理側レベルでの機能追加を行ったとしても、新機能を生かすためのメンテナンス量を考えれば現実的ではありません。

そこで、新機能をつけて、分類は個人レベルにまかせる方式をとりました。
それがフォーラムフラグ機能です。

この機能はフォーラムのスレッド、コメント毎に個人管理が可能な5色のフラグが自動的に付与されます。
各ユーザはコメント内容に応じて5色のフラグをON/OFF自由に設定が可能です。
このフラグはフォーラム検索の条件にも使えるので、『○○○フォーラム内で赤フラグをつけたもの一覧』といった検索結果を得られます。
ポイントはこのフラグの利用方法は個人で決める(もちろんチームもOK)ものにした点です。
つまり、管理者側の管理基準(アプリケーション/カテゴリ)と個人単位での管理基準(フラグ)両方を使えるようにすることで、データを探す時間の削減や整理に役立っています。

他にも、フォーラム間スレッド移動機能なども構築し、蓄積されたデータ整備が徐々に始まっているお客様です。


5.最後に
システム基盤はどんどん整備され、処理スピードも容量もどんどん上がっているので、億規模のデータもたやすく処理できる世の中になってきています。どんなにデータが増えようとも、まったく気にすることなく使えてしまうのはシステムの進化なのでしょう。
しかし、どこかで足元を見直してデータ整理を行わなくては、いつか足元をすくわれる日が来るかもしれません。

データの整理というのは、ユーザ様にとっても、SI側にとっても、永遠の課題ではありますが
今一度、御社のリンコム ネクストを見直し、無駄なアプリケーション、無駄なデータなどを整理してみてください。



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