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   難しいワークフローへの挑戦 〜予告編〜 (2008年9月)
カテゴリー:ネクスト活用事例紹介  登録者:リンコム営業   登録日時:2008/09/09 18:18  表示期限:無期限  

ネクスト活用事例紹介

難しいワークフローへの対応 〜予告編〜

2008年9月

text by 山田晃生(技術統括部 マネージャ)



今回の活用事例は、ネクストワークフローの活用です。
ネクストにあるアプリケーションの中でも、最も費用対効果が高く、最も導入稼動の難しいものでもあります。
私の経験則ですが、ワークフローの導入の難しい3つのドキュメントがあります。

  ・ 勤務表
  ・ 稟議書
  ・ ニコイチ系

ワークフローをやりたい、まずは勤務表から・・・と仰る方はとても多いのですが、はっきりいってお勧めできません。
勤務表は、申請書画面の項目量が多く、画面内のルールも複雑化するのが特徴です。
就業規則のシステムは非常に難しいうえ、例外ケースも多く存在します。
こういったルールの難しさに加え提出が月1回のため、ユーザに定着しにくい点や、月末に一斉に流れるため、サーバに対して与える負荷が高い点など
電子ワークフローに慣れていないユーザが、はじめて扱いには敷居がちょっと高いと思います。

稟議書も人気です。
稟議をいかに早くまわして、ビジネスのスピードアップを行えるかは、経営者の永遠の課題でしょう。
ただ、勇んで稟議書をはじめるのですが、なかなかカットオーバーできないことが多いです。
その一番の理由は、明確なルールがない場合が多いためです。
『稟議書のルールはISOや社内規定で決まっている』という声も聞こえてきそうですが、こういった規定で決まっているのは最低限のルールでしかありません。
実際に業務で扱う文書は、規定で決められている承認者や決裁者以外にも、多くの人が関わります。
但し、そのほとんどはケースbyケースの世界で、明確なルールと定型化の難しい世界です。
ワークフローは、承認ルートをいかに定型化できるか?が重要なのですが、稟議書の導入は、まさに例外ケースとの戦いになるでしょう。
(個人的には、稟議書というドキュメントの守備範囲が会社によりマチマチなのも頭が痛いのですが・・・)

ニコイチとは、私が勝手につけた名称です。
具体的には・・・出張申請と出張報告(精算)、仮払い申請と小口精算、休日出勤届けと報告など、いわゆる申請と報告がセットになっている申請書を指します。
ネクストワークフローも含め、世の中殆どのワークフローソフトは、1申請=1承認=1ドキュメントが基準となっています。
機能拡張で申請書通しの関連性を持たせることはできますが、2つの申請書を1業務として管理するのがなかなか難しく
ケースとしても,1:1の場合(休日出勤など)、1:nの場合(精算系が多いです)、n:nの場合(業務報告や版管理するケース)、1:0の場合(いわゆる中止)など様々で、標準化しにくいのが現状です
(そこまでいくと、ドキュメントワークフローではなく、ビジネスプロセスの世界に入ってしまいますし・・・)
便利は便利なのですが、なかなかそこまで機能がたどり着いていないのが現状とお考えください
(一番重要な、精算系はERPなど会計の世界で1つにまとまるから問題はない・・・という考えもあります)


そんなワークフローの世界
導入に当たって、ルールの検討に1年以上もかけてみたり、喧嘩腰の会議になってみたりと、まさに喧々諤々、苦労の連続なのですが
稟議系でありニコイチ系でもあるドキュメントのワークフロー化を行い、無事カットオーバーした会社があります。
長い前置きでしたが、次回からその事例のご紹介したいと思います。
総勢2000名近いユーザが利用する、予算管理、申請、報告、精算と進捗管理や効果測定など、盛りだくさんの内容になる予定です
どうぞ、お楽しみに




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