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メールを使った企業間情報共有、3つの問題点
カテゴリー:企業間ウェア  登録者:リンコム営業  登録日時:2011/06/13 15:58 表示期限:無期限  
メールを使った企業間情報共有、3つの問題点

text by 野村剛志(取締役リンコムネクスト事業部長)

取引先(パートナー)企業との情報共有は、メール、FAX、郵送、訪問など色々な手段で行なわれております。 今回は、その中で一番活用されているメールにおける企業間情報共有の問題点を3つほど、紹介させて頂きたいと思います。

@情報が隠蔽(いんぺい)されてしまう

あるコンサルティング会社のデータによりますと、仕事で使用する情報の56%がメールの受信BOXにあるそうです。
もちろん、メールの受信ボックスであるためこのデータは共有されてなく、個人のPCに隠蔽された形になってしまっています。
ちなみに、社内ポータルが16%、ファイルサーバで49%と言いますので、受信BOXに非常に多くの情報が隠蔽されていることになります。
この事から担当者の引継ぎ時にデータがなかなか引き継がれないことや、大事なデータ(先月のリンコム通信を参照ください。)が担当者の管理に委ねられてしまっているというリスクがあります。

A業務が個人対個人になってしまう

メールでの情報共有はどうしても個人対個人でのやり取りになりがちです。
その為、窓口担当者以外の人には今までのやり取りが見えず、担当者が不在時の対応が滞ったり、対応の内容にバラツキが生じたりします。

Bシステム的な問題点

メールは誰でも気軽に操作できる反面、誤送信の問題や、大容量添付ファイルが付いたメールを多くの人にCC(又はBCC)で送りつけたりしてしまいます。
また、昨今ではメールサーバ側の設定により容量の大きな添付ファイルが送れないことや、情報漏えい対策により添付ファイルを暗号化し、暗号化パスワードを2通目のメールで送る必要があるなど必ずしも気軽に操作できるというものでもなくなってきております。

メールは、情報の共有化を画期的に向上させてくれましたが、以上の様に完璧なツールではありません。
現在、非常に元気な会社の特長には、現場と製造、設計、企画などの部門が近く川上、川下の情報共有が盛んだということがあります。
その為、メールで行なわれている企業間の情報共有を見直すことにより、情報共有の量・質・スピードを向上させられるのではないかと思います。

次回は、メールに比べ情報共有の質・量・スピードを向上させる企業間ウェアについてご紹介したいと思います。



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