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企業間ウェアの活用例、サプライヤへの一斉帳票配信。
カテゴリー:企業間ウェア  登録者:リンコム営業  登録日時:2014/05/07 08:58 表示期限:無期限  
企業間ウェアの活用例、サプライヤへの一斉帳票配信。

text by 伊良波朝賞

今回はサプライヤとの情報共有の活用事例を、前回に引き続きもう1件紹介したいと思います。サプライヤへの定型的な帳票の送付は件数が多くて管理はとても煩雑です。扱う帳票は、例えば、検収明細、請求明細、売掛金明細などをあげることができます。基幹システムで処理した印刷物を郵送するところも多いと思いますが、今回の事例では、システム導入前は、PDFに変換した帳票をメールに添付して各サプライヤへ送信していました。この作業を購買担当者がメールで行っていたのです。

メールでの送信は運用負荷が大きく、きちんと届いたのかも確認できませんでした。一方で、サプライヤ側は受け取った帳票の管理が面倒で、過去の明細を探すことに苦労していました。

こういった問題を解決するため、帳票配信の自動化システムを開発することになったのです。前回ご紹介したケースと同様、サプライヤの数が多く、ユーザー単位でライセンスがかからないリンコムネクストの特徴が評価されました。また、カスタマイズが可能な点も今回のシステム構築には必須でした。基幹システム側で作成した帳票をPDFに変換したその後、リンコムネクストでPDFを自動的に仕分けし、各サプライヤへ受け渡す仕組みを実現しました。

もう少し詳しく説明しますと、帳票をPDF化する際に、命名ルールに従ってファイル名を付与してもらいます。ファイル名にはサプライヤの社名や帳票名、作成日などの情報が付加されます。そして、その処理と同時にPDFファイルの情報をCSVに出力してもらいます。この部分の処理はお客様のほうで対応していただきました。リンコムネクスト側では、PDFファイルを各サプライヤ専用のフォルダに格納する処理を行います。CSVはその処理の際に利用されます。PDF化された帳票の情報をデータベースに書き込む際に利用するのです。こうして格納されたPDFをサプライヤがリンコムネクストにログインして参照するのです。

この仕組みを実現することにより、メールの業務負荷を削減できたのはもちろん、過去の帳票が整理されたことに加え、ファイルの閲覧履歴を確認することも可能になりました。

今回は、帳票作成のシステムとリンコム ネクストを連携させることで、これまで人手に頼っていた帳票の仕分けと送付作業を自動化し、業務の効率化を実現した事例を紹介しました。



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