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リンコム ネクストを委員会向け情報共有システムとして利用(2)
カテゴリー:企業間ウェア  登録者:リンコム営業  登録日時:2016/06/06 08:58 表示期限:無期限  
リンコム ネクストを委員会向け情報共有システムとして利用(2)

text by 伊良波朝賞

前回は久しぶりに企業間ウェアの事例をご紹介しました。リンコムネクストを委員会向けに活用した事例です。今回もその続きをお送りしたいとおもいます。

でははじめに、簡単に前回のおさらいをしておきたいと思います。委員会向け情報共有システムのとりまとめを行うのは、「○○協会」のような業界団体をイメージしてください。そこが主体となって運営を行います。

グループウェアは企業の組織に「グループ」が、そして社員は「ユーザー」が対応します。それに対して、委員会向けのシステムは「委員会」、「会員」、「委員」が存在します。それぞれ簡単に説明しておきます。

・「委員会」とはプロジェクトのような組織です。今回の事例では数百の委員会が存在します。
・「会員」とは加盟する企業や団体、機関などを指します。
・「委員」は会員となる企業などに勤務する社員です。委員は委員会に参加します。委員はグループウェアの「ユーザー」のイメージです。今回の事例では委員の登録数は10,000を超えます。

委員会向けシステムではそれらのマスタをカスタマイズすることで用意しました。

それでは、いよいよ委員会向けシステムの活用方法を紹介していきたいと思います。今回ご紹介するシステムでは、それぞれの委員会が独自にポータルを持ちます。そして、各委員会専用のフォーラムやファイルライブラリを活用するのです。

では、各委員会のポータルはどのように作成するのでしょうか。委員会は数百存在するのです。いちいち管理者がポータル画面をつくるのでは手間がかかって大変です。そこで、委員会で利用するアプリケーションを統一して簡単にポータルを作成できるように、アプリケーションの登録とアクセス権の設定を自動化していちどに行うことができる機能をカスタマイズして用意しました。これで、各委員会専用のポータルの準備がスムーズにできます。

ですが今度は、使い始めのときに各委員に対してポータルの公開を知らせる必要が出てきます。そこで、委員会毎にメールで通知ができる「お知らせ機能」を装備しました。まず、ポータルを利用したい委員会を募ります。そして、団体の職員で委員会を担当する管理者が、「お知らせ機能」を使って委員会に所属する委員をリストの中からピックアップするのです。システム利用の案内文を入力すると、IDとパスワード情報と一緒に、委員にメールで通知されるのです。このとき、案内文はテンプレートを用意しておき、管理者の負担を軽減できるようになっています。

いかがでしょうか。どの機能もグループウェアには見られない独特な機能ではないでしょうか。では、どうぞ次回をお楽しみに。



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