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リンコム ネクストを活用した企業間で業務連絡を行う場合のカスタマイズ
カテゴリー:企業間ウェア  登録者:リンコム営業  登録日時:2017/04/06 08:58 表示期限:無期限  
リンコム ネクストを活用した企業間で業務連絡を行う場合のカスタマイズ

text by 伊良波朝賞

今回は、企業間での業務連絡の事例をご紹介したいと思います。業務連絡に掲示板をカスタマイズした事例です。企業間の利用では、関係者が多岐にわたるという特徴があります。業務連絡といっても全ての企業に関係があるとは限りません。また、連絡するタイミングも決まっているわけではありません。このような状況を想定しておく必要があります。

掲示板を自社で利用する場合、「掲示板」というアプリケーションの管理者がフォルダ作成の権限を持つことが多いと思います。そのとき、一般のユーザーは自分が利用しやすいようにフォルダを自由に作ることはできません。それを許すとフォルダが闇雲に作られてしまい、情報の整理どころではなくなってしまうからです。しかし、企業間で掲示板を利用するときは事情が違ってきます。全ての企業にとって理解しやすく整理しやすいフォルダ構成を作ることが難しくなってくるからです。

この状況を解決するために、掲示板にカスタマイズを行いました。各ユーザー自身が個別に自由にフォルダを作成できる機能を実装したのです。このとき、他のユーザーのフォルダ構成は公開しません。ちょうどメールでは自分自身でフォルダ分けしてメールを管理するイメージです。こうすることで、ユーザーは連絡事項を自社にあうように管理することができます。自社にとって必要な情報を整理しやすくなるからです。また、管理者がフォルダを管理しないことで、連絡事項の見落とし防止にもつながります。メールの受信箱のように連絡は一か所に送られるので、見落とすことがなくなるのです。

また、フォルダは様々な観点から作成できるようにし、連絡事項であるファイルを複数のフォルダにコピーできるようにしたのです。こうすることで、情報を整理しやすくなります。例えば、年月ごとにフォルダを作成するだけでなく、テーマごとにフォルダを作成し、両方に連絡事項をコピーしておくことができるのです。

しかし、それでは容量が増えてくることが心配されます。この問題は、ファイル自体をコピーするのではなく、実体は1つで、各フォルダに保存された情報は、実体へのリンクにすることで解決しました。

今回は、企業間で業務連絡を行う場合の掲示板を活用したカスタマイズ事例を紹介しました。



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