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業務回答のカスタマイズ事例3
カテゴリー:企業間ウェア  登録者:リンコム営業  登録日時:2017/09/05 08:58 表示期限:無期限  
業務回答のカスタマイズ事例3

text by 伊良波朝賞

過去2回にわたって業務回答のカスタマイズの事例について紹介してきました。

業務回答のアプリケーションは、調査依頼に対する回答が欲しいときや、出欠を確認するシーンなどで活用されます。そこで前回は、業務連絡用のアプリケーションについて、機能的な特徴と利用方法の流れについて見てきました。今回はこのアプリケーションが開発された背景やニーズについて考えてみたいと思います。

業務回答のアプリケーションについてお話しするときは、お客様からよく次のようなご相談を受けることがありました。

・メールを使うことが多いが、メールの問題を解決したい
・業務回答を共有したい
・過去の履歴を管理したい
・部署間のやり取りに対応したい
・期限を守らせたい
・回答内容を速やかにまとめたい

などなどです。それでは、1つずつ見ていきたいと思います。

■メールの問題を解決したい
 業務回答のような仕事ではメールで連絡を取ることがほとんどです。しかし、メールの問題として、他のメールに埋もれてしまう、管理が煩雑である、情報漏洩などの問題が挙げられます。そして、業務回答において最も悩ましいのは、一度に連絡する相手が多くなるため、相手からの返事をとても管理しきれないという問題です。相手から返事があるかどうかを正確に把握しなければならないのですが、メールはそのような使い方には向いていないのです。

■業務回答を共有したい
 仕事を複数で対応する場合には皆が同じ情報にアクセスしたいことがあります。しかし、連絡を取る相手が個人だと、チーム全員に回答が送られてこないことがあります。情報がきちんと整理されていないのでは、必要な時に必要な情報を入手できません。どこか一か所にデータがまとめてあると便利です。

■過去の履歴を管理したい
 以前送った内容を再利用したいときや、定期的に利用したいことがあります。このとき個人でデータを管理しているのではなく、共有された過去データにアクセスできると便利です。また、人事異動の引き継ぎにおいても過去の履歴がまとめてあると助かります。その点、グループウェアのアクセス権管理をうまく利用すれば、管理されている情報へのアクセスを適切にコントロールできます。

今回は全てをお話しできませんでしたので、続きは次回にしたいと思います。いかがでしょうか。業務回答のアプリケーションは、様々な業務で活用できます。もしご興味がおありでしたら、ぜひ一度ご相談ください。



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