BCP対策

取引業務におけるBCP対策

東日本大震災を機に、BCP（事業継続計画）対策が大きく注目されています。
BCP対策とは、非常時の事業継続に焦点を当てた対策のことですが、一般的に使われる「BCP対策」とは、自社内におけるBCP対策を指すことが大多数です。しかし実際には、取引業務における「社外」とのBCP対策も非常に重要です。

日本企業は、多くのサプライヤーから部品や部材を調達しており、複数企業の協力体制によってなりたっています。つまり、メーカーだけがBCP対策を講じていても、協力会社が事業継続できなければ、事業を継続することは困難です。しかし、中小企業でBCP対策を講じている、または計画している企業は、2011年8月時点で3割に満たないという状況です。

有事が発生した場合で、事業継続を行うために重要となるのは、取引先の状況を迅速に把握し、早急に対策を講じ、対策を公開する仕組みが必要です。
この仕組みを作る最適な方法が、実はグループウェアなのです。

メールでは不十分なBCP対策

現在、取引先との情報共有に利用している代表的なツールは「メール」です。
その他にも、取引先との情報共有には電話やFAXなどが多くの場面で利用されており、実は多くの企業で最適化が進んでいないのが現状です。

有事の際には、必要な情報を瞬時に把握するという初動が重要です。
しかし、このような従来からあるツールを利用した情報共有では、有事で混乱した現場では効率が悪く、情報を正確に把握できない可能性があります。
また、メールなどでは有事以前の業務情報が失われる危険性もあり、BCP対策には最適といえません。

有事に必要となる情報

①取引先の工場の被害状況（稼動が可能）は？
②出荷できる部材・部品の在庫数は？
③正常稼動に復帰できる目安はいつなのか？
④欠品を、他の協力会社でどのくらいカバーできるのか？
⑤被害にあった取引先を助けるには何が必要なのか？

グループウェアで社外（取引業務）のBCP対策を実現！

そこで、 Webベースのグループウェアを利用した「企業間ウェア」を構築し、取引先との情報共有を行う対策が有効です。グループウェアを利用することで、時間や場所に影響されず、情報の一斉配信や連絡事項の通達が可能です。
また、普段からグループウェアを利用した情報共有を取引先企業と行っていれば、過去の情報（ナレッジ）も蓄積されているので、有事の際にいち早く業務を復旧させることができます。