瀧野川信用金庫

導入事例

はじめに

瀧野川信用金庫（通称 たきしん）様は、東京都北区の本店を始め、東京都城北地区、および埼玉県南部を中心に32店舗を置く信用金庫です。

2002年2月の『リンコム ネクスト1』導入から6年半におよぶグループウェア・ポータルの活用により業務改善につながったポイントと、より使いやすいシステムを目指して行われたカスタマイズについて、事務センターの長嶺様、吉田様、川合様にお話をお伺いしました。

導入の背景

たきしん様は、2001年ごろから、業界ネットワークの利用とインターネットバンキングのサービス提供を目的とした社内ネットワークの構築が必要になり、それに合わせて役職員のスケジュール等の情報共有化、ならびに稟議・申請情報の迅速化を図り、グループウェアを導入することにしました。 数多くのグループウェア製品から一点を選定する際に重視した点は、次の3つでした。

• 自社でカスタマイズが可能であること
• 必要に応じ、新たな業務システムを開発できること
• ユーザー数に依存しないライセンス体系であること

ソースコードの公開により、カスタマイズや新たなシステムの開発が可能であり、なおかつユーザー数に依存しない、サーバー単位の課金になるサーバーライセンスというユニークなライセンス体系を持つグループウェアは、『リンコム ネクスト1』以外にはなかったとのことです（これは、現バージョンの『リンコム ネクスト3.0』でも踏襲されています）。

『リンコム ネクスト1』をカスタマイズして利用

2002年に導入された『リンコム ネクスト1』は、本部から各店舗への示達文書の発信として、また文書管理等の業務アプリケーションや業界ネットワークへのポータルとして利用されていました。
また、システムの利用申請等を始めとする各種申請をワークフローで行い始めました。このワークフローは、長嶺様お一人で一から開発されました。 しかし、『リンコム ネクスト1』上で動作するアプリケーションとして開発されたため、ログイン時の認証、アクセス権管理、ユーザー・グループ管理を司っている『リンコム ネクスト』の『ＡＣＭ（アプリケーション・コントロール・モジュール）』を利用することができ、約半年間で完成されました。

図1 カスタマイズされた『リンコム ネクスト1』トップ画面

導入5年目でバージョンアップ

ワークフローを始めとして、たきしん様では、必要な業務アプリケーションを自ら開発し、随所にカスタマイズを加えて運用していたため、導入5年目に差しかかっても、機能面の不足や管理・運用面での問題等は、全く感じられていませんでした。

しかし、ハードウェアやメールサーバーの入れ替え、Eメール監査の必要性などを考えられ、2007年に『リンコム ネクスト2.7』へバージョンアップされ、新たに『ネクスト ワークフロー』、『CyberMail』も導入されました。
バージョンアップした『リンコム ネクスト2.7』では、『リンコム ネクスト1』時代に開発したアプリケーションやカスタイズ部分の移行はもちろんのこと、また新たな要望に応えるべく開発を行っています。

所属するグループの予定を、より確認しやすくしたいという要望に対し、トップ画面に自分と所属するグループの予定を当日より8日分表示されるようにカスタマイズされています。そのため、向こう一週間の予定を一目で確認でき、以前にも増して使いやすくなりました。
また、上司の承認を得た示達文書の発信を自動化したいという要望に対して、「掲示板」に『ネクスト ワークフロー』の機能の一部を追加するカスタマイズを行い、『発信文書』と名付けて運用されています。これにより、発信者は事前にEメール等で上司に内容の確認を依頼し、その返信を待ってから「掲示板」に登録するといった、今までの運用が、『発信文書』に文書を登録すると自動的に上司に承認依頼が行き、上司が承認したら即時、発信されるという画期的な仕組みを実現しています。

図2 カスタマイズされた『リンコム ネクスト2.7』トップ画面

『リンコム ネクスト』の導入により業務改善された点

『リンコム ネクスト1』導入当初は、たきしん様内でもなかなか浸透せず、幾度となく説明会を開催されたり、各店舗に一人、毎日必ずログインして、周囲の役職員にも利用を促すメンバーを決めたりと、ご苦労が絶えなかったようですが、今では、日常業務と切っても切れない関係になっているとのことです。そして、主な導入の効果としては、次の3つを挙げられています。

• 各種文書の回付が即時可能になったため、全店舗に平等かつ遅延なく情報が行き届くようになった。
• スケジュールの共有化が可能になったため、グループ全体の 予定を役職員が把握可能になった。
• 稟議申請関連の授受がスピードアップされたため、業務効率の向上につながった。

現在の取り組み

現在、たきしん様では、更なる業務効率の向上を支えるべく『リンコム ネクスト1』時代にカスタマイズされて運用されていた『報告管理』を『リンコム ネクスト2.7』に移行中です。 こちらは、本部から各店舗に報告の依頼とそのフォーマットのファイルを一斉配信し、報告書の返信状況などを管理するシステムです。

各店舗へ一斉配信だけでしたら、Eメールでも可能ですが、30店舗以上からの返信を管理するのは非常に大変な作業です。これが、どの店舗から返信があるのか、返信がない店舗への督促とその状況、返信されたファイルのダウンロード状況が一目でわかるようになっています。
さらに特筆すべきは、各店舗からの返信された報告書のファイルを一斉にダウンロードすることも可能になっている点です。 これらの機能により、大幅に業務効率の向上が図れるため、ユーザーからも「早くリリースして欲しい」との声が多いに上がっているとのことです。

図3 『報告管理 依頼書一覧表』画面

図4 『報告管理 報告書受付確認』画面

今後の展望

今後の展望としては、過当競争を勝ち抜き、顧客に高品位なサービスを提供し続けるためにも、時代に応じた業務改善をサポートする社内システムを構築する必要があるとお考えになられています。
その第一歩として、ナレッジマネジメントの強化を図るため、「フォーラム」に『知識の泉』と名付けて、FAQとして活用し始めています。「フォーラム」を利用することにより、一方通行の情報配信でなく、双方向での情報のやり取りが可能になり、様々な立場のユーザーからのノウハウを集約・公開することができるため、たきしん様の貴重なナレッジの共有に一役買っています。

瀧野川信用金庫事務センターシステムの皆さま

（左から）川合教文様、センター長代理 長嶺慎一様、主任 吉田みほ様

事例の掲載にご協力いただきました瀧野川信用金庫様、誠にありがとうございました。

※瀧野川信用金庫様の事例資料ダウンロードはございません。ご了承ください。